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何謂文件管理?
文件管理控制組織中文件的生命週期,包括文件的建立、檢閱、發佈和使用方式,以及最後處置或保留的方式。雖然「管理」一詞表示由上到下控制資訊,但 是有效的文件管理系統應反映組織使用文件的文化特性。您使用的文件管理工具應具有彈性,不僅可讓您可緊密控制文件的生命週期 (若符合您企業的文化特性和目標),還可實作結構更鬆散的系統 (若該系統更適合您的企業)。
設計完善的文件管理系統有助於輕鬆地尋找及共用資訊。它以邏輯方式組織內容,使其易於標準化企業內的內容建立與呈現;提升知識管理及資訊採礦;協助組織達成其法律責任;以及提供文件生命週期每一階段的功能,從範本建立到文件製作、檢閱、發佈、稽核,及最後的刪除或封存。
文件管理系統的元素
有效的文件管理解決方案會指定:
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組織內可建立的文件類型及其他內容。
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每一種文件類型所要使用的範本。
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提供給每一種文件類型的中繼資料。
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文件生命週期每一階段儲存文件的位置。
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其生命週期每一階段控制文件存取權的方式。
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以參與建立、檢閱、核准、發佈及處置文件的小組成員身分移動組織內文件的方式。
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套用到文件的原則,讓您可以稽核文件相關動作、正確保留或處置文件,並保護對組織重要的內容。
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文件在生命週期期間從某一階段轉換至另一階段時的轉換方式。
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將文件視為公司記錄的方式,您必須依照法律規定與公司規則保留公司記錄。
規劃程序
文件管理規劃程序包含下列主要步驟:
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識別文件管理角色 請確定您的計劃包含了來自組織重要專案關係人的意見,您具有實作解決方案的適當小組,且您知道將參與文件管理程序的人員。
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分析文件使用狀況 確定文件的使用者之後,請決定他們所使用的文件類型,以及這些文件類型的使用方式。
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規劃文件的組織 您可以組織文件庫、小組網站及入口網站的文件。
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規劃在不同位置移動內容的方式 您可能需要在文件生命週期的不同階段,將文件從某個網站或文件庫移動或複製 到另一個網站或文件庫。例如,發佈程序可能包括將文件從臨時網站移至公用網際網路網站。如果內容在網站之間移動時,需要從某一格式轉換為另一格式,您可能 也需要規劃內容轉換。
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規劃內容類型 請使用內容類型將文件類型相關資訊分類,例如中繼資料、文件範本、原則和工作流程處理。這個重要步驟可協助您分類文件,並保持其在組織內的一致性。
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規劃內容控制 為各種內容類型和儲存位置規劃適當的控制程度。例如, 可以將文件庫規劃成必須存回及取出,並使用資訊版權管理提供保護,以防止他人未經授權散佈文件 。
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規劃工作流程 規劃組織的工作流程,以於每位參與者在文件生命週期中共同作業時,控制及追蹤小組成員 之間移動文件的方式。
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規劃原則 您應該規劃每一種內容類型的資訊管理原則,以確保相關人員能夠正確稽核、保留、標示文件,並依照 組織的制度與法律規定,以其他方式處理文件。
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